Perdez-vous trop de temps avec des réunions d’entreprise longues et improductives ? C’est la réalité de nombreux managers et cela peut être résolu avec la réunion par téléconférence.
Cette ressource permet d’optimiser le temps de l’ensemble de l’équipe, de réduire les coûts, d’augmenter la productivité et d’assurer une plus grande flexibilité lors de la participation et de la conduite d’événements pour discuter de questions liées au travail.
Vous voulez mieux comprendre le fonctionnement de cette technologie ? Lisez la suite et apprenez tout sur la téléconférence. Profitez-en !
Sommaire
Qu’est-ce qu’une téléconférence ?
La téléconférence et la visio conférence sont des technologies qui permettent de vivre une expérience réaliste lors de réunions à distance. Cette fonctionnalité permet l’interaction entre plusieurs participants avec les mêmes médias et outils dans plusieurs endroits en même temps.
Ces expériences sont de haute qualité audio et vidéo, et ont un effet immersif. Grâce à des outils appropriés, il est possible de partager des contenus, des écrans d’ordinateur, des présentations et des animations.
En outre, la réunion par téléconférence est polyvalente et permet des réunions dans des pièces spécifiques, au bureau à domicile et même par des applications pour smartphone.
Quels sont les avantages de l’utilisation de la technologie ?
Même avec l’utilisation de grandes technologies pour optimiser la gestion d’une entreprise, les réunions d’entreprise n’ont pas perdu leur importance, surtout d’un point de vue stratégique.
Cependant, avec l’expansion des grandes entreprises, les réunions en face à face se sont heurtées à des barrières géographiques qui ont entravé l’alignement des objectifs, les réunions, la formation, le soutien aux clients, les événements d’entreprise et la divulgation des résultats.
C’est dans ce contexte que la téléconférence apparaît comme une solution. Grâce à cette ressource, il est possible de tenir des réunions à distance sans préjudice pour l’expérience ou la perte d’informations. Découvrez les principaux avantages de l’adoption de cette technologie.
Réduction des coûts
La téléconférence élimine la nécessité de se déplacer pour les réunions en face à face. Ainsi, il est possible d’économiser sur les frais de transport, de logement et de nourriture, entre autres.
Même si la réunion se déroule dans la même ville, vous gagnez du temps en évitant le trafic et pouvez utiliser ces heures pour d’autres activités vraiment productives. Après tout, le temps, c’est aussi de l’argent.
Éviter les retards
Le trafic, mentionné plus haut, est une cause majeure de retard. Toutefois, comme la réunion par téléconférence ne nécessite pas de déplacement, les participants sont moins exposés aux imprévus.
Grâce à la technologie, tout le monde sera connecté à l’heure prévue et la réunion commencera à l’heure. Même si des retards surviennent, la réunion peut commencer sans les retardataires.
Augmente la productivité
Qui n’a jamais participé à une longue réunion qui s’est terminée sans aucune conclusion, n’est-ce pas ?
Les réunions en face à face se prolongent et, bien souvent, elles se perdent dans des sujets totalement hors des objectifs de la réunion. Et puis il y a la pause café pour casser le rythme et prolonger encore ce temps.
En fin de compte, il y a toute une période pour des activités improductives qui ne mènent nulle part.
En revanche, une réunion par téléconférence a tendance à être plus objective. En effet, la planification doit être plus approfondie, avec une estimation du temps nécessaire pour chaque sujet, afin que toutes les questions soient clairement abordées.
En outre, le contenu de la réunion peut être communiqué à l’avance afin que les participants puissent se préparer et contribuer à une discussion plus dynamique et productive.
Garantir la flexibilité
Dans la nouvelle ère de la communication interne, la dynamique de travail a subi des changements importants. La demande croissante du modèle de bureau à domicile en est un exemple.
La téléconférence permet aux gens de se réunir pour partager des expériences de contenu depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.
Cela peut être utilisé pour les réunions entre employés, avec les clients, les fournisseurs et toutes les parties prenantes de l’entreprise.
Améliore la communication interne
Une entreprise qui ne communique pas est vulnérable aux ragots, au bruit et souffre de la démotivation de ses employés. En outre, le panorama de la communication interne montre que 58% des entreprises subissent des pertes avec des retouches causées par le manque de communication entre des secteurs distincts.
La téléconférence vient minimiser ces problèmes, car elle peut être utilisée pour une communication directe et multilatérale avec les employés, sans téléphone sans fil. En outre, cette ressource contribue encore à réduire la distance entre les équipes et à créer une culture d’intégration.
Comment fonctionne une réunion par téléconférence dans la pratique ?
Imaginez que vous deviez convoquer une réunion avec les actionnaires de l’entreprise pour présenter les résultats de l’année. Étant donné que chaque investisseur a une routine différente et peut même vivre dans des villes différentes, trouver une journée idéale pour tous est une mission presque impossible.
Lors d’une téléconférence, l’actionnaire peut participer de n’importe quel endroit où il se trouve, il suffit d’avoir l’équipement approprié. Cela fonctionne comme suit : l’organisateur ouvre sa propre salle de réunion virtuelle et invite tous les participants. Seules les personnes invitées peuvent entrer dans la salle et participer à l’événement.
Lorsque la réunion commence, le modérateur peut fermer la salle et empêcher les retardataires de se joindre aux discussions. S’il le décide, il peut également ouvrir de nouvelles salles, inclure d’autres invités et même exclure des utilisateurs pendant la conférence.
Au départ, la téléconférence fonctionne comme s’il s’agissait d’une émission de télévision en direct, de manière unilatérale, et les participants peuvent interagir en temps réel par la voix, le chat, le courrier électronique, entre autres.
Il est toutefois essentiel que tous les participants disposent de l’équipement minimum pour participer – un smartphone avec écran, une caméra et un microphone – car l’organisateur peut passer le tour du présentateur à un autre invité. Cela rend l’interaction plus efficace, car tout le monde peut être vu et entendu. La réunion peut être organisée avec de petits ou de grands groupes et plusieurs salles peuvent être connectées en même temps.
Quel équipement est nécessaire pour réaliser une téléconférence ?
Les équipements vont des systèmes de visio conférence sophistiqués de haute qualité avec des caméras 4K, un son surround 5.1 et des téléviseurs OLED à un simple PC, un ordinateur portable équipé d’une caméra standard SD ou même des smartphones et des tablettes, qui sont assez courants.
Si une salle de réunion physique n’est pas un élément indispensable, vous devriez idéalement mettre en place un environnement propice aux réunions à distance. Après tout, un lieu visiblement désorganisé, bruyant et mal éclairé compromettra certainement la qualité de la conférence.
Après avoir défini la salle de réunion et choisi l’équipement électronique, il est temps d’adopter un logiciel de conférence téléphonique. Un outil de qualité est essentiel pour offrir des expériences réalistes, enregistrer les réunions, partager des documents et assurer une interaction efficace avec les participants.
Comment ledelitgourmand peut-il aider votre entreprise ?
Nous sommes une entreprise spécialisée dans les solutions de collaboration. Notre partenariat avec Cisco dure déjà depuis 10 ans et nous sommes certifiés Gold Partner pour fournir depuis l’élaboration du projet jusqu’au déploiement des solutions de téléconférence/visio conférence.
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Plate-forme Cisco
Cisco WeBex est l’application idéale pour la téléconférence.
Avec lui, vous pouvez faire des présentations dynamiques, partager l’écran, afficher des présentations PowerPoint, des vidéos et d’autres programmes.
Cette transmission de données est totalement sécurisée, puisqu’elle repose sur le chiffrement de bout en bout, une ressource qui crypte le contenu de la réunion. Après tout, vous ne voulez pas être victime de pirates informatiques et de personnes non autorisées ayant accès à ces fichiers, n’est-ce pas ?
En outre, la plateforme est entièrement intégrée et peut envoyer des courriels pendant les réunions avec des informations supplémentaires sur ce qui est discuté. Cisco Teams, quant à lui, offre fondamentalement les mêmes fonctionnalités que celles mentionnées ci-dessus, mais il est basé sur le cloud.
La réunion par téléconférence est la meilleure option pour optimiser les événements d’entreprise de votre société. Outre son importance pour la communication interne, cette ressource peut également être utilisée pour la formation, la divulgation des résultats, l’assistance aux clients et la promotion de l’intégration entre les équipes. Croyez-moi : cette solution réduira les coûts et augmentera l’efficacité du travail.
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